2021.09.09

企業から届く就活メールへの返信方法と気をつけたいマナーをご紹介

就活で企業とやり取りをする手段として電話やメールが挙げられますが、企業から届く就活メールに対する返信に悩むことがあるかと思います。企業からのメールの内容に「返信不要」とあればもちろん返信しませんが、返信すべきなのか悩むようなメールの内容もありますね。また、いざ企業にメールの返信をしようと思っても、どのようにメールを返せばよいのかわからない就活生もいると思います。そこで今回は、企業からのメールに対する返信について解説していきます!

 

 

 

 

冒頭でお伝えしたとおり、就活で企業から届くメールの中には返信すべきなのか悩む内容もありますよね。

就活中に企業から説明会や面接などの日程案内などがメールで届くようになりますが、企業からの就活メールには返信をした方がよいのでしょうか?

 

企業からのメールに返信をした方がいい場合と返信しなくてよい場合があります。

 

 

基本的に、企業からのメールを受けた場合は記載の内容について了承した旨を伝えるため、返信をする必要があります。

就活イベントや選考の日時等の詳細について、了承する場合はその旨をメールにて返信します。

ただし、不明点や質問などは『問い合わせはこちら』などと記載があれば、メールに記載の案内通りに問い合わせましょう。また、緊急を要する場合は電話で伝えるようにしましょう。

 

 

企業からのメールに返信しなくてよい場合もありますので、把握しておきましょう。

「返信不要」の文言や、Webやアプリなどから応募や問い合わせなどをした際に届く自動返信メールには、返信する必要はありません。

また、企業からのメールに対して「よろしくお願い致します。」と返信した場合の企業からのメールが「よろしくお願い致します。」などのような完結した内容であれば、返信する必要がありません。

 

企業からのメールに返信する場合、実際にどのような内容で返信すればよいのか悩んでしまいますよね。

ただ、内容に沿った返信をすればよいわけでありません。

 

そこで次は、企業から届くメールの返信方法について解説します!

 

=合わせて読みたい『就活メール』に関連する記事=

就活メール|就活中の質問でメールはOK?正しいメールマナーとは

 

 

 

 

 

 

 

企業から届く就活メールの内容は様々なため、内容ごとに返信方法が異なります。

企業から届くメールの内容には、選考の日程調節や就活イベントの案内、内定の連絡などが挙げられますが、ここでは日程調節・辞退・内定承諾についての返信方法を例に挙げて紹介しますので、ぜひ参考にしてくださいね。

 

 

 

株式会社○○ 人事部 ○○様

 

お世話になっております。

○○大学○○学部の○○です。

 

この度は、面接日程のご連絡を頂き誠にありがとうございます。

面接日程について、下記の日時でよろしくお願い致します。

 

○月○日(木)10時

 

お忙しい中恐縮ですが、ご連絡お待ちしております。

何卒よろしくお願い致します。

 

○○大学○○学部 ○○

090-0000-0000

~~@gmail.com

 

 

返信の際、基本的には件名は変えず、そのままの件名にしておきましょう。

あて名は、正式社名・役職・個人名(不明な場合は「ご担当者様」など)と記載し、丁寧な挨拶と自己紹介(学校名・学部・フルネーム)をしてから返信内容の件に入ります。

そして、締めの挨拶と自身の情報(大学名・学部・フルネーム・携帯番号・メールアドレス)を記載することで丁寧なメールになります。

 

 

 

株式会社○○ 人事部 ○○様

 

お世話になっております。

○○大学○○学部の○○です。

 

面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。

 

◯月◯日に貴社の面接にお伺いする予定でしたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

 

貴重なお時間を割いて選考をしていただいたにもかかわらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございません。

また、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

 

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

○○大学○○学部 ○○

090-0000-0000

~~@gmail.com

 

 

自分のために時間を割いてくれた・面接の調整をしてくれたという、相手の心情を考慮した内容を伝えることが大切です。

面接辞退の場合は、件名を「面接辞退のご連絡」とした方がわかりやすいです。

 

 

 

株式会社○○ 人事部 ○○様

 

お世話になっております。

○○大学○○学部の○○です。

 

この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

謹んで内定をお受けいたしますこと、ご返信申し上げます。

 

貴社に内定を頂くことができ、大変うれしく思っております。

貴社での一早い活躍ができるよう、努力して参ります。

 

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

○○大学○○学部 ○○

090-0000-0000

~~@gmail.com

 

 

まずは簡潔に、内定を承諾することを述べます。

企業から内定のメールを受けた際、事務的な内容よりも企業で働くことの前向きな気持ちを伝えると好印象です。

 

企業から届くメールには他にも様々な内容がありますが、あて名・挨拶・自己紹介・簡潔な内容・締めの挨拶・自分の情報はどのような内容でも必ず記載します。

基本的なメールの返信方法は把握できていても、注意する点もいくつかありますので、次に企業への返信メールで注意すべき点について解説していきます。

 

=合わせて読みたい『就活メール』に関連する記事=

就活でお礼メールは送った方がいい?企業からのお礼メールへの返信は?

 

 

 

 

 

 

 

企業からのメールを受け、返信メールを送る際、どのような点に注意すればよいのでしょうか?

企業への返信メールで気を付けたいポイントを挙げるので、必ず把握しておきましょう!

 

 

誤字脱字略字は、履歴書やESなど就活のどの場面でも注意すべきことですが、メールでも気をつけましょう!

なぜなら、スマホやパソコンでの操作は直筆で書くこととはまた違い、自分では誤字・脱字が見つけにくい傾向にあるからです。

もし間違っていた場合、相手に失礼にあたるため、特に社名や名前は略さず正しいか、間違って記載していないかを何度も確認しましょう。

 

 

読みにくいメールは、相手にとって配慮に欠けていると感じてしまいます。

例えば、全ての文章をつなげているようなメールは読みにくいですよね。

そこで、改行や段落を使うだけで読みやすいメールになるので、読みやすいメールを意識して作成しましょう。

 

 

絵文字や装飾、顔文字の使用はNGです。

ビジネス上でのやりとりはシンプルにテキストのみで行うことが基本です。使う場面とすれば、信頼関係が成り立った上での使用になります。

装飾と言っても、自分の情報の始めと終わりに線「-----」を入れることで見やすくするというメールの作成方法はOKです。

 

=合わせて読みたい『就活メール』に関連する記事=

就活に適したおすすめメールアドレスと作成ポイント5選をご紹介!

 

 

 

 

 

 

今回は企業から届いた就活メールの返信について解説しました。

企業のメールに対して、返信すべき内容なのか悩む場面は意外と多いですが、中でも現在は新型コロナウイルスの影響により、電話やメールでのやり取りが多くなっています。

そのため、今回ご紹介した企業からのメールの返信方法や注意点は必ず把握しておき、実際に企業からメールを受けた際、スムーズにやり取りができるように心がけましょう。

また、メールの担当者の手間を煩わせないよう、返答の不足やミス、変更がないように確実なメールの返信を行うことも大切です。

 

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