2021.09.13

就活メールの署名|就活で使えるメール署名の作り方とおさえたい注意点

普段はLINEなどのチャットツールを使用したやり取りがほとんどだと思いますが、就活ではメールで企業とやり取りをする場面が出てきます。企業宛てにメールを作成する際、署名の記載が必要になります。『文の初めに自分の名前などを書いたにも関わらず、署名が必要なのか?』『就活メールの署名の作り方は?』そんな就活メールにおける就活生の疑問に触れ、就活メールで署名が必要な理由と署名の作成方法、注意点について解説していきます!

 

 

 

 

 

友人や家族など、日常におけるメールやチャットツールでのやり取りで署名を記載することはないですよね。

そのため就活がスタートしてから、企業からのメールに記載されている署名の存在に気付く就活生は多いです。

 

 

署名…送り主の名前や所属、電話番号、メールアドレスなどの連絡先が記載されているもの

 

 

署名の記載があることで、誰から送られてきたメールなのか一目でわかるため、ビジネス上でのメールのやり取りには必ず署名を記載します。反対に、送られてきたメールに署名の記載がないと、送り主の判断がつきにくい場合もあり、見落とされてしまうことも…。

そのため、ビジネスや就活における事務的なメールでは信用性利便性の観点から、メールの末尾に署名を記載するということが必須となります。

 

就活メールでの署名の必要性を把握したところで、次は就活メールで使える署名の作り方について解説します!

 

=合わせて読みたい『就活メール』に関連する記事=

あまり使わないメールは就活で重要?就活で大事なメールの管理術とは

 

 

 

 

 

 

 

企業からメールを受けた際、実際にどのような署名で送ればよいのかわからない就活生もいるでしょう。

就活メールで使用する署名の作り方について、テンプレート付きで解説していきますので、ぜひお役立てくださいね。

 

まず、就活メールで必ず記載する署名の項目から挙げていくので把握しておきましょう。

 

【就活メールの基本となる署名】

①  所属・氏名

所属と氏名の前後に決まりはありませんが、就活メールの多くは所属を最初の署名にすることが多いです。

所属は、学校名・学部・学科・学年に関する情報を略さず正しい名称で記載します。

氏名を必ずフルネームで記載し、ひらがなかカタカナでふりがなをカッコ付けしておくと親切です。

 

②  連絡先

電話番号・メールアドレスを連絡先として記載します。

電話番号は、連絡の取りやすい携帯番号など、ハイフンを入れた形式で記載します。

メールアドレスはビジネスシーンにふさわしいアドレスかどうか悩む場合もあるかもしれませんので、就活用のアドレスを作っておくと便利です。

 

③  住所

就活メールの署名に住所は必須ではありませんが、企業と郵送でやり取りをする場合は署名に住所の記載をしましょう。

住所の記載をする場合は、郵便番号を含んだ都道府県から正しく記載することが基本です。

 

以上の就活メールの基本となる署名のもと、就活メールにおける署名のテンプレートを紹介していきます。

 

 

―――――――――――――――

就活 太郎(しゅうかつ たろう)

○○大学○○学部○○学科○年

携帯電話:090-○○○○-○○○○

メール:○○○○@○○.co.jp

―――――――――――――――

 

一般的な就活メールの署名になります。

罫線(けいせん)は必須ではありませんが、罫線のある署名の方が見やすくなります。また、罫線はシンプルなものであれば特に決まりはありません。

 

 

―――――――――――――――

就活 太郎(しゅうかつ たろう)

○○大学○○学部○○学科○年

携帯電話:090-○○○○-○○○○

メール:○○○○@○○.co.jp

 

〒○○○‐○○○○

東京都○○区○○1‐1-1

―――――――――――――――

 

住所の記載に抵抗がある就活生は、企業との郵送のやり取りがない限り、必ずしも署名に住所を記載する必要はありません。

 

 

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就活 太郎(しゅうかつ たろう)

○○大学○○学部○○学科○年

携帯電話:090-○○○○-○○○○

メール:○○○○@○○.co.jp

———————————————————

 

******************

就活 太郎(しゅうかつ たろう)

○○大学○○学部○○学科○年

携帯電話:090-○○○○-○○○○

メール:○○○○@○○.co.jp

******************

 

シンプルな罫線を使い、就活メールの本文と署名欄を分けることで読みやすくなります。

 

就活メールの基本となる署名について把握していただけましたか?

就活メールにおける署名について注意すべき点もいくつかありますのでこちらも必ず把握しておきましょう。

 

=合わせて読みたい『就活メール』に関連する記事=

就活用にメアドって新しく作った?就活で必要なメアドについて解説

 

 

 

 

 

 

 

相手に失礼なメールを送ってしまうことのないように、就活メールでの注意点を把握しておく必要があります。

ここでは、就活メール用の署名を作成する際に気をつけたい点について、5つ挙げて解説していきます。

 

 

就活メールでは必ず署名が必要です。『始めに自己紹介もしているし、アドレスも送り元に記載があるから』や、普段どおりのメールをしてしまうこと、うっかり署名の記載をし忘れてしまうことはNGです。

氏名・所属・連絡先はどれも必須ですので、一つでも抜けていることのないようにしましょう。

 

 

署名欄としてわかりやすいように罫線を使いますが、派手な装飾を使うことはNGです。

就活メールも身だしなみの一つとして、マナーをわきまえることが大切です。

絵文字や派手な記号は、ビジネスでは不向きですのでシンプルなものを使うか、罫線を使わないのも一つです。

 

 

就活メールで余計な情報の記載は、簡潔さが欠けてしまうので不要です。

例えば、所属として部活やサークル名など就活メールの署名に関係のない情報を記載すると、署名が長くなってしまうことや読みにくい署名になってしまいます。

そのため、今回お伝えした“就活メールの基本となる署名”のみの記載をしましょう。

 

 

メールは、送ってしまえば修正がききません。例えば「株」と入力しただけで変換予測がいくつも出てくるため略字の注意が必要です。特に連絡先を間違えてしまうと、企業からの大事な連絡が来ないことも…。

メールアドレスは、アルファベットや数字が多ければ多いほど誤字脱字をしやすいので、就活用のメールアドレスとしてシンプルなものを作成しておくとミス防止になります。

 

 

電話番号の署名に、自宅の電話番号を記載する就活生もいるかもしれませんが、連絡の取りやすい電話番号を記載していないと不都合が生じます。

他に、携帯電話を複数台所持している場合もそうですが、特に日中連絡の取りやすい電話番号を記載していないと、企業との連絡の行き違いになってしまうのです。そのため、特に連絡の取りやすい電話番号を記載しましょう。

 

以上の“就活メールの署名で気を付けること”を意識して、就活メールの署名を作成することで、担当者に失礼のないようなメール対応をしましょう!

 

=合わせて読みたい『就活メール』に関連する記事=

企業から届く就活メールへの返信方法と気をつけたいマナーをご紹介

 

 

 

 

 

 

今回は就活メールの署名について解説しましたが、メールでの署名は社会人になってからも必ず使われるものです。日常のチャットツールやメールには慣れているかもしれませんが、今のうちに就活メールの作成を把握し、練習しておきましょう。

個人情報の悪用や漏れなどを心配して署名の記載をためらう就活生もいるかもしれませんが、企業には個人情報の保護が確立されていますので、お互いが信用を持ってやり取りをすることも大切です。

 

 

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